Khi báo sự cố, người nghe cần biết bốn thông tin: thiết bị, biểu hiện, thời điểm và trạng thái hiện tại. Nói theo cấu trúc này giúp kỹ thuật viên phản ứng nhanh hơn.
Chỉ đúng thiết bị và vị trí
Dùng 这台机器 hoặc 第三号设备 để chỉ rõ máy. Nếu lỗi ở một bộ phận, dùng 部件 như 电机 — động cơ — hoặc 传送带 — băng tải.
Mô tả biểu hiện bất thường
Không khởi động là 无法启动, tiếng động lạ là 有异常声音, nhiệt độ quá cao là 温度过高. Cụm từ cụ thể hữu ích hơn chỉ nói 坏了.
Nói trạng thái xử lý hiện tại
Nếu đã dừng máy, nói 已经停机. Nếu chưa được sửa, dùng 还没有修好. Kết thúc bằng 请安排维修 để yêu cầu bố trí sửa chữa.
Nghe và nói theo
这台机器无法启动。Zhè tái jīqì wúfǎ qǐdòng.
Máy này không thể khởi động.
设备有异常声音，已经停机了。Shèbèi yǒu yìcháng shēngyīn, yǐjīng tíngjī le.
Thiết bị có tiếng động bất thường và đã dừng máy.